Prelucrarea datelor cu caracter personal
Subscrisa, ART TOOL BOX S.R.L., persoană juridică română, cu sediul în loc. Florești, str. Răzoare, nr. 7E, et. M, ap. 22, Județ Cluj, înmatriculată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Cluj cu nr. J12/3379/2021, având Cod Unic de Înregistrare/Cod fiscal 44596887, e-mail: contact@artify.academy, reprezentată legal de Dl. administrator Hegedus Victor, în calitate de furnizor de servicii educaționale, dorim să explicăm prin intermediul prezentului document ce date stocăm, transmitem sau prelucrăm și care sunt scopurile prelucrării.
Am dezvoltat astfel această Notă de informare cu scopul de a va informa asupra modului în care această societate colectează, folosește şi procesează informațiile cu caracter personal. Dorim să specificăm faptul că luăm în serios confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor și a informațiilor folosite, motiv pentru care facem tot posibilul să stocăm și să procesăm în siguranță și cu atenție informațiile care ne sunt transmise.
Respectăm dreptul la protecția datelor și la viață privată al persoanelor cu care intrăm în contact direct sau pe cale electronică.
TERMENI
GDPR / RGPD (General Data Protection Regulation) reprezintă Regulamentul (UE) 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
Persoană vizată este orice persoană ale cărui date sunt prelucrate de către noi, client, vizitator, potențial client etc;
Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (persoana vizată);
Operator – Persoana fizică sau juridică ce prelucrează datele cu caracter personal ale persoanei vizate, în cazul de față, societatea ART TOOL BOX S.R.L.,
Persoană împuternicită – persoană fizică sau juridică care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului.
SCOPURILE ȘI BAZA LEGALĂ A PRELUCRĂRILOR
În conformitate cu legislația națională (Legea 102/2005, modificată și completată, Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004) şi europeană (Regulamentul 2016/679/UE) în vigoare, avem obligația de a administra în condiții de siguranță şi numai pentru scopurile specificate, datele personale care ne sunt furnizate.
Colectăm și prelucrăm datele cursanților, reprezentanților legali, altor membri ai familiilor acestora, furnizorilor care ne ajută să ne onorăm serviciile aflate în relații contractuale cu noi sau vizitatori.
Scopul prelucrării datelor:
– Furnizarea de servicii educaționale, începând cu procesul de admitere, înscrierea cursanților, administrarea grupei și orarul, activități didactice;
– Administrarea societății: gestionarea dosarelor și documentelor educaționale ale cursanților;
– Gestionarea facturilor și plăților, audituri și controale interne, elaborarea de rapoarte, implementarea politicilor interne, asigurarea colaborării cu alte instituții, arhivarea, evaluarea calității serviciilor noastre;
– Comunicarea: transmiterea mesajelor în legătură cu cursanții și activitățile prin orice mijloace de comunicare;
– Soluționarea disputelor si litigiilor;
– Promovare în mediu online a activităților;
Dacă nu doriți transmiterea datelor personale ținând cont de scopurile enunțate, nu veți putea obține serviciile oferite de această societate.
TEMEIUL LEGAL AL PRELUCRĂRII DATELOR
Vă rugăm să rețineți că pentru a beneficia de serviciile educaționale trebuie încheiat un contract între părți. În acest sens există câteva categorii de date cu caracter personal necesare societății pentru pașii inițiați de dumneavoastră pentru a intra în proces de admitere și pentru încheierea contractului.
Categoriile de date cu caracter personal sunt incluse în Contract.
Necompletarea tuturor informațiilor va duce la imposibilitatea noastră de a vă procesa cererea și de a încheia un contract cu dumneavoastră.
Postarea pozelor/videoclipuri pe site-ul și paginile de social media a societății, se face pe baza consimțământului reprezentantului legal al minorului cursant sau al cursantului.
Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale care îi revin societății conform articolului 6 alin. 1 literele a), b) şi c) din GDPR.
În măsura în care sunt necesare categorii speciale de date cu caracter personal, vom solicita consimțământul dvs. în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) lit. (a) din GDPR. În momentul de față nu am identificat astfel de prelucrări.
Prelucrarea datelor pe care le colectăm automat se face în interes legitim (pentru respectarea legislației în vigoare, pentru a analiza și îmbunătăți produsele și serviciile oferite) sau pe baza consimțământului persoanei vizate.
Conform GDPR, nu este necesar sa fie cerut consimțământul persoanei vizate în situația în care prelucrarea este necesară pentru efectuarea de demersuri pentru încheierea unui contract, îndeplinirea unei obligații legale sau interesul legitim.
TIPURI DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM
Politica privind protecția și securitatea datelor personale a acestei societăți este de a colecta numai datele personale necesare în scopurile menționate și de a solicita persoanelor vizate să ne comunice numai acele date cu caracter personal strict necesare îndeplinirii acestor scopuri.
Categoriile de date personale (clasice sau digitale) supuse prelucrărilor de către noi sunt următoarele:
– Nume, prenume,
– Codul numeric personal;
– Imaginea foto, video;
– Cetățenia;
– Adresa de domiciliu; adrese flotante;
– Seria şi numărul actului de identitate, structura emitentă;
– Date de contact (telefon, e-mail);
– Semnătura;
– Date bancare;
Ø Pentru facturare colectăm: nume, prenume, adresa de domiciliu;
Ø În cazul formularului de contact de pe site sau când suntem contactați telefonic ori prin email: nume, prenume, număr de telefon, adresa de e-mail și alte informații pe care ni le transmite persoana vizată.
Ø Pentru soluționarea notificărilor de încălcare a securității datelor: Nume, prenume, adresa de domiciliu, detalii de contact – număr de telefon = adresă de email;
Ø Pentru soluționarea plângerilor/sesizărilor: nume, prenume, opinia, semnătura, detalii de contact – număr de telefon, adresă de email, adresa de domiciliu/reședință;
Ø Pentru încheiere contracte de furnizare de servicii: nume, prenume, detalii de contact – număr de telefon personal/de serviciu, adresă de email, adresă poștală, date de identificare.
Ne rezervăm dreptul de a solicita alte date necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor, strict în conformitate cu prevederile legale.
SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Colectăm date personale direct de la dumneavoastră sau de la reprezentanții legali.
În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de la terți persoane juridice, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.
RESTRICȚII DE VÂRSTĂ
Serviciile oferite sunt destinate tuturor persoanelor indiferent de originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă, convingerile filozofice, apartenența la sindicate, date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.
Oferim servicii minorilor sub 18 ani, dar încheierea contractului se va efectua de către reprezentantul legal.
PERIOADA DE STOCARE A DATELOR PERSONALE
Durata de stocare pentru fiecare categorie de date cu caracter personal este în conformitate cu prevederile legale, după care vor fi arhivate potrivit legislației aplicabile.
DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI MODUL DE EXERCITARE AL ACESTORA
Ø Dreptul de retragere a consimțământului – Dacă v-ați acordat consimțământul cu privire la activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal, vă puteți retrage acest consimțământ în orice moment, cu efect ulterior. Acest lucru nu va afecta legalitatea prelucrării datelor efectuată înainte de retragerea consimțământului.
Ø Dreptul de acces – Aveți dreptul de a obține de la noi o confirmare privind faptul că datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, dacă este cazul, să solicitați acces la datele cu caracter personal. Informațiile privind accesul includ, printre altele, scopul prelucrării, categoriile de date cu caracter personal în cauză și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau vor fi divulgate datele cu caracter personal. Cu toate acestea, nu este un drept absolut, iar interesele altor persoane vă pot restrânge dreptul de acces.
Ø Dreptul la rectificare – Aveți dreptul de a obține de la noi rectificarea datelor dvs. cu caracter personal inexacte sau incomplete. În funcție de scopurile prelucrării, aveți dreptul să completați date cu caracter personal incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
Ø Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – În cazul în care păstrarea acestor date încalcă Regulamentul, dreptul Uniunii sau dreptul intern sub incidența căruia intră operatorul.
Ø Dreptul la restricționarea prelucrării – În anumite circumstanțe, aveți dreptul de a obține de la noi restricții privind prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. În acest caz, datele respective vor fi marcate și pot fi prelucrate numai de noi în anumite scopuri.
Ø Dreptul la portabilitatea datelor – În momentul de față este inaplicabil, nu prelucrăm date într-un format care să permită portabilitatea datelor;
Ø Dreptul la opoziție – În anumite circumstanțe, aveți dreptul să vă opuneți, din motive legate de situația dvs. particulară, sau în cazul în care datele personale sunt prelucrate în scopuri de marketing direct, în orice moment, la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal de către noi și ni se poate solicita să nu mai procesăm datele dvs. cu caracter personal.
Ø Dreptul de a depune o plângere în fața ANSPDCP.
Ø Dreptul de a vă adresa justiției.
Ø Dreptul de a fi notificat în caz de încălcări privind securitatea datelor, de către operator.
EXERCITAREA DREPTURILOR
Persoanele vizate își pot exercita în orice moment drepturile. Cu toate acestea:
• Vom încerca să răspundem solicitărilor în termen de 30 de zile sau mai puțin. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit din motive specifice legate de complexitatea cererii;
• În anumite situații, este posibil să nu putem oferi acces la unele sau la toate datele personale datorită unor dispozițiilor legale. În acest caz vom specifica motivul refuzului;
• În unele cazuri, este posibil să nu putem identifica anumite date personale doar pe baza identificatorilor furnizați în cerere. În aceste cazuri nu vom putea da curs cererii decât dacă ni se vor furniza informații suplimentare care să permită identificarea.
TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Divulgăm datele dumneavoastră către alte entități. Categoriile de astfel de destinatari sunt:
Autorități publice– la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.
În cazul persoanelor împuternicite, cum ar fi furnizorii de servicii oferite aceștia colectează și prelucrează datele cu caracter personal direct de la dumneavoastră sau sunt transmise de către noi.
Putem transmite date către societatea de contabilitate cu care colaborăm, cu avocații care ne ajută în îndeplinirea activităților recurente.
În vederea desfășurării activității, datele vor putea fi prelucrate și de către serviciile de poștă electronică sau altele care oferă servicii de comunicare rapidă, cum ar fi Whatsapp sau Messenger.
Folosim și serviciile oferite de Facebook și Google.
Nu exercităm nicio influență asupra datelor colectate și a operațiunilor de prelucrare a datelor și nici nu avem cunoștință de amploarea exactă a colectării datelor, scopului prelucrării sau perioadelor de păstrare. De asemenea, nu deținem informații nici despre modul în care datele colectate de Facebook pot fi șterse.
Prin intermediul inserturilor, vă oferim posibilitatea de a interacționa cu rețelele de socializare și alți utilizatori, astfel încât să putem să ne îmbunătățim oferta și să o facem mai interesantă pentru dumneavoastră ca utilizator. Temeiul juridic pentru utilizarea inserturilor este Art. (6) alin. 1 f) din GDPR.
Puteți preveni complet încărcarea inserturilor folosind programele de completare (add-ons) pentru navigatorul dumneavoastră, așa-numiții „blocatori de script-uri” (script blockers).
Pentru mai multe informații despre politica de prelucrare a datelor prin intermediul Facebook, a se vedea https://www.facebook.com/about/privacy.
Pe site-ul nostru web, folosim diferite servicii furnizate de Google LLC, 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, CA 94043, SUA (denumit în cele ce urmează „Google”).
Pentru mai multe informații despre Google și Politica Google privind protecția datelor cu caracter personal, vă rugăm să vizitați http://www.google.com/privacy/ads/.
În unele circumstanțe suntem obligați legal să împărtășim informații. În orice scenariu, ne vom asigura că avem o bază legală pe care să împărtășim informațiile și să ne documentăm în luarea deciziilor.
În cazul în care furnizăm link-uri către site-uri web ale altor organizații, această notificare de prelucrare a datelor cu caracter personal nu acoperă modul în care acea organizație prelucrează informații personale. Vă recomandăm să citiți notificările de pe celelalte site-uri web pe care le vizitați.
Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității, integrității și disponibilității informațiilor și asigurarea securității datelor cu caracter personal.
Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.
PRELUCRĂRILE DE DATE SPECIALE SAU ÎNTEMEIATE PE CONSIMȚĂMÂNT
Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul persoanei vizate, în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (a) sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul UE 2016/679, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau retrage consimțământul în orice moment, și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.
Vă vom solicita consimțământul explicit înainte de momentul încheierii contractului dintre părți.
SECURITATEA DATELOR
Pentru a asigura securitatea datelor, utilizăm măsuri pentru a proteja datele cu caracter personal colectate conform prevederilor legale în vigoare.
O parte dintre acestea sunt:
• Interacțiunea dintre persoana vizată și operator, colectarea și transmiterea datelor se face pe formularele prevăzute de legile în vigoare în privința serviciilor oferite şi de legislația muncii.
• Accesul la date este limitat doar pentru personalul autorizat și doar pentru acțiunile necesare.
Depunem toate eforturile pentru a proteja și procesa în condiții optime de securitate datele personale primite de la persoanele vizate.
Cu toate acestea, nicio modalitate de transmitere a datelor prin internet sau de stocare a informațiilor nu poate fi perfect securizată.
Din acest motiv nu putem să garantăm siguranța absolută a datelor personale primite de la persoanele vizate.
Totuși, în cazul puțin probabil în care va avea loc o breșă de securitate, vom anunța persoanele vizate afectate (unde este cazul) și vom face toate demersurile necesare pentru a minimiza impactul asupra lor.
Pentru exercitarea drepturilor dvs. vă rugăm să ne contactați în scris la adresa de e-mail contact@artify.academy.